Em busca do contrato perfeito 2: a entrevista

Do abstrato ao concreto: o contrato começa a ser definido na entrevista inicial, com um questionário completo que ajuda a avaliar mais precisamente o que deve ser feito. É a sequência do livro "Em Busca do Contrato Perfeito".

Por Carlos Nepomuceno

Não resta dúvida de que os serviços em aberto são muito mais complexos para a redação do contrato. A construção de um sistema ou um site, de forma abstrata, pode levar de uma semana a três anos, dependendo da especificação.

Assim, você terá que transformar o abstrato em concreto nas seguintes etapas:

Entrevista -> Minuta -> Contrato -> Adendos

- Entrevista – para conhecer qual é a expectativa do cliente;
- Minuta – resumo da entrevista inicial para rapidamente saber se há sintonia entre o que o contratante quer e o que você entendeu;
- Contrato – complementar a minuta com as cláusulas mais formais;
- Adendos - incluir o não planejado ao longo do projeto.

Entrevista

Objetivo: perceber e anotar o que está realmente incomodando o cliente para poder redigir a minuta.

Preocupações preliminaresFale pouco. Muitas vezes nos perdemos na entrevista inicial, falando dos nossos méritos e esquecemos de escutar o futuro contratante.

Lembre: não é à toa que você tem uma boca e duas orelhas!

Um questionário bem estruturado fará que você fale pouco, escute muito e anote bastante. Se o entrevistado quiser saber algo de você, pode ter certeza que vai perguntar. Seja breve, fale o fundamental para garantir que você é capaz de realizar o trabalho com qualidade e preço adequado.

Confirme ante de sairNunca vá a reuniões antes de confirmar, mesmo que tenha sido marcada de véspera. Uma ligação antes de sair do escritório mostrará que você valoriza o seu tempo e o dele.
No momento do telefonema inicial, portanto, recolha o celular do contato ou da secretária e ofereça o seu, pedindo que qualquer contratempo seja informado. (Aliás, este conselho vale para todas as reuniões ao longo do projeto).

Vista-se de forma adequada. Procure estar afinado com o cliente. Se imagina que usa terno, vá de terno. Se é ONG (Organização não governamental) tente blusa social. O importante é não criar contraste. (Mulheres, façam a transposição!)

Na dúvida, sempre esteja mais formal, pois é sinal de respeito e consideração.

Leve material de divulgaçãoLeve o da sua empresa (o ideal é um folder) mais o cartão de visita para a primeira entrevista e um portifolio dos trabalhos já realizados. Neste material é fundamental (principalmente para clientes novos):

- Lista de clientes bem atendidos;
- Depoimento destes sobre o seu trabalho;
- E-mails para possível pedido de referência.

Apresente como você trabalhaComo há ainda muitas dúvidas sobre projetos web e nem sempre o contratante tem experiência em contratar projetos neste campo é interessante levar algum material explicativo de como trabalham.

Os principais problemas que podem ocorrer e as soluções que sugerem. Isso não só fará o diferencial em relação à concorrência, mas será útil para “limpar o meio de campo”.

Preenchendo o questionário

Como ele chegou até você?
É um bom início para amenizar o clima, falar de pessoas de conhecimento comum;

Qual o foco da empresa?
Tenha uma visão geral para onde caminham em termos estratégicos;

A empresa está crescendo ou com problemas?
Informe-se sobre o momento da empresa, aqui vale mais pesquisa e observação do entorno. Clientes, publicidade, informações no mercado.

Qual o problema que o contratante quer resolver com mais urgência? Vai citar vários, mas tente descobrir e perguntar qual é o mais premente, pois justamente esse deve ser resolvido e para o qual está disposto a pagar. A experiência mostra que mega contratos são mais difíceis de fechar, levam mais tempo e tendem a perder o ritmo, o que é péssimo para o desenvolvedor.

Quanto mais divididos forem os contratos, um atrás do outro, melhor.

(Não, não estou sugerindo que se abra mão dos grandes projetos, apenas tome cuidado!);

O que ele espera realmente com o serviço?
Existem algumas poucas alternativas: economizar recurso, aumentar receita ou ganhos indiretos, como projeção de marketing. Pense como ele, pois no final espera que esta demanda inicial seja atendida e não a que você pode querer para o projeto;

Qual o departamento onde seu entrevistado trabalha? Qual a relação deste na empresa?
É importante situar o entrevistado dentro do ambiente geral da organização e o grau de hierarquia. E, principalmente, se tem o poder para fechar negócio;

Há concorrentes para a mesma proposta?
É pergunta delicada e até incômoda, mas deve ser feita, pois a comparação de empresas na área web é muito difícil, só possível com edital muito bem preparado, que balize bem as propostas.
Concorrências sem parâmetros na área de serviço geralmente significam tempo jogado fora: do contratante e do fornecedor..

Já tiveram experiências com outros projetos iguais? Como foram? E por que não continuaram com a prestadora antiga?
Anote bem isso, pois o cliente deve estar mais atento para esse tipo de problemas já vividos ao longo de outros projetos. Dê atenção especial a eles. Saber a experiência com projetos similares ajuda muito a saber qual é o grau de dificuldade de diálogo que terá ao longo do projeto;

Já existe verba alocada para o desenvolvimento?Ou estão criando condições para isso?
Item fundamental para saber se você está perdendo tempo ou é um projeto viável. Muitas vezes o entrevistado está só especulando no mercado. Ou sondando fornecedores para colher idéias;

Para quando ele quer o serviço pronto?
Prazos curtos, podem exigir mais horas-extras, contratações adicionais e aumento no valor do contrato;

Quais são as regras para pagar fornecedores?
Válida para órgãos públicos, ou para empresas que pagam, por exemplo, apenas trinta dias após o envio de nota fiscal, o que também tem impacto nos custos.

Dados específicos para o contrato
Os dados da empresa, com endereço completo, o CNPJ e a Inscrição Municipal.

Quem vai aprovar as etapas de desenvolvimento?E assinar o contrato?
Quem será a pessoa que vai liberar as fases e liberar o seu pagamento. Anote o CPF e a Identidade;

A empresa tem logotipo?Já está digitalizado? Com qualidade boa?
Pergunta importante, pois se não tiver alguém terá que melhorá-lo e se a qualidade estiver ruim, é um serviço a mais que deve constar;

Que recursos o contratante vai alocar no projeto?
Disponibilizará redatores, tradutores, fotógrafos? É bom que todas as atividades estejam dentro da sua proposta, pois, assim, passará a controlar totalmente os prazos;

Os textos serão feitos a partir de que documentos ou entrevistas?
Caso seja você a realizar o texto, é preciso saber de onde se extrairá o conteúdo. Os textos já existem e serão adaptados de um folder, por exemplo, ou será necessário fazer pesquisas, entrevistas?

No segundo caso, o valor sobe.

Que fotos serão necessárias?
Para um bom visual, serão necessários imagens, que nem sempre podem ser baixadas da rede, por questões legais, assim a produção de fotos deve ser previamente discutida.

O ideal é que a produção fique por sua conta. Definir exatamente quantas fotos são necessárias, um item fundamental para orçar custos;

Que tipo de textos serão vertidos e para que línguas? O site terá outros idiomas?
Será a tradução de todo o site ou apenas parcial?
Que sites o cliente viu na internet e aprecia? Isso define um pouco a expectativa em relação ao visual. Existe algum parâmetro a ser seguido? Há um padrão visual da empresa já realizado?
Quais sites (apresentado do seu portifolio) ele gosta mais? Aqui você pode definir quem será o programador visual que fará o trabalho para esse cliente, caso tenha mais que um, ou quem contratará como webdesigner externo.

O contratante se responsabiliza junto com você pela escolha do perfil do programador visual, como escolhe um barbeiro. Falaremos mais disso adiante;

Dados complementares para o contrato

Terá Banners?
Quantos? De que complexidade?

Sistemas agregados?
Muitas vezes vale a pena desenvolver o site e depois agregar os sistemas em contrato separado;

O cliente já tem provedor?
Onde as páginas serão publicadas? Quem fornecerá o serviço?

Pensa em manutenção?
De quanto em quanto tempo serão colocadas ou atualizadas novas páginas? Diária, semanal ou mensal?

Tudo se resolve na sua cidade?
Haverá necessidade de viagens? Hospedagens? O endereço do cliente é próximo, teremos visitas a outras dependências?

Haverá treinamento para uso do site ou sistema?
Não só é um serviço a mais que você pode agregar ao projeto, como também, facilita a implantação. Caso sim, quantos profissionais e aonde?

Vão querer manual do site ou do sistema?
Outro item que pode ser oferecido com um valor a mais. O manual será para acesso de técnicos e administradores, ou se imagina um para os usuários finais, que geralmente são mais trabalhosos.

Mais questões?
Adapte as questões de acima para sua área específica e aumente ou diminua este questionário, conforme a complexidade do trabalho.

O que não falar na entrevista

Um erro comum é se considerar que a primeira reunião já é o início do projeto: errado! Ali, você está apenas para tentar conquistar o cliente. Seu objetivo é fechar o contrato. Os clientes mais experientes vão tentar tirar ao máximo, enquanto você está sem o taxímetro rodando.

Tome cuidado, pois você pode trabalhar de graça. Assim, o cuidado fundamental nesta primeira entrevista é não perder o foco, fechar a boca e escutar.

Resumindo: entrevista inicial não é consultoria gratuita!

Dicas adicionais

Nunca fale mal de concorrente ou de qualquer profissional da sua empresa, pois pesa contra o seu caráter e a confiança que vão depositar em você. Isso vale para todas as etapas do projeto;

Não fale nunca de outro cliente, dando detalhes, ou mesmo de problemas vividos. Isso vale para todas as etapas do projeto.